如何使用Excel管理优先级

内容

• 阶段

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如果可以在一个下午的时间内完成所有任务，那么当然可以将要优先完成的任务记录在一张纸上。

但是，当许多事情同时发生在您身上时，很多事情通常会推迟到第二天（如果不是第二个月）。由于我们建议在本文中创建Excel电子表格，因此Excel将根据将来的截止日期自动管理您的优先级，并且将重新组织要完成的任务的顺序，以便您可以尽可能少地推迟这些任务。 。

遵循本指南，您将在20分钟内以一种非常有效的方式来管理计算机上的优先级。

注意：根据Excel的国际版本， 点 公式中的分隔可以替换为 分号.

阶段

1. 
   

   
   创建一个“桌面”或“主页”选项卡。 打开一个新的Excel工作表。右键单击屏幕底部的“ Sheet1”选项卡，然后单击“重命名”。而是注册“房屋”或“办公室”。

2. 
   

   
   按照与第一步相同的步骤，将“ Sheet2”重命名为“ Pattern”，将“ Sheet3”重命名为“ Points”。

3. 
   

   
   创建重要性表。 在“点”（Points）选项卡中，如下填充A，B和C列：

4. 
   

   
   定义名称“重要性”。 选择单元格A2到C7。在Excel 2007或更高版本中，单击“公式”，然后单击“定义名称”。使用Excel 2004或更高版本，单击“插入”>“定义”>“名称”。
   • 当Excel要求您设置名称时，输入“重要性”，然后单击“确定”。

5. 
   

   
   
   
   创建工作量表。 重复步骤3、4和5，以在E，F，G列中创建工作量表。选择单元格E2至G6，并通过名称“ Effort”进行定义。

6. 
   

   
   创建紧急情况表。 重复步骤3、4和5，以在I，J和K列中创建紧急表。通过名称“ Emergency”定义这些单元格。

7. 
   

   
   根据您的选择，在“家庭”或“办公室”选项卡中输入标题。 我们将在此处假定您已选择将此标签命名为“ House”。单击它，然后在第1行中插入以下标题：
   • A-优先级；我们将在此处输入优先级公式，即最重要任务的优先级。但是这个数字可能会超过100。
   • B-任务；要执行的任务的名称
   • C-重要性；请使用表格中的字母A，B，C，D，E或F进行标注。
   • D-努力，从“努力”表中抽取1到5之间的音符。
   • E-紧急情况；基于完成任务期限的公式
   • F-截止日期；最晚必须完成任务的日期。截止日期并不总是要遵守这封信。因此，“加速”会告诉您开始执行此任务的日期，“扩展”会告诉您日期，直到可以推迟任务为止。例如，我们可以对“转到理发店”任务进行5天的加速，并延长4天-的确，提前两周去理发店是没有意义的，人们会开始注意到如果您迟到了4天以上，则需要去理发店。
     
     
   • G-加速-截止日期之前的天数，您可以从该天开始（开始）完成所讨论的任务。
   • H-扩展名；自动延长期限
   • 我-剩余的日子；这是一个计算截止日期之前的天数的公式。如果超过了期限，该公式将返回负的天数。
   • J-结束日期；任务完成的日期。
   • K-评论；有关要执行的任务的所有详细信息

8. 
   

   
   
   
   输入您的任务列表。 请注意，“优先级”，“紧急情况”和“剩余天数”列为空。我们稍后将使用公式来完成它们。以下是您可能要做的家务事例。

9. 
   

   
   在“剩余天数”，“紧急情况”和“优先级”的公式之间。 这些公式必须在前一句中提到的每一列的第二行中输入。
   • 在I栏（剩余天数）= F2-SI（ESTVIDE（J2），TODAY（），J2）
   • 在E列中（紧急情况）= SI（I2> G2.5，SI（I2> 0.4，SI（I2 = 0.3，SI（I2 + H2> 0.2.1）））））
   • 在A栏（优先级）= VLOOKUP（C2，重要性，2，假）+ VLOOKUP（D2，努力，2，FALSE）+ VLOOKUP（E2，Emergency，2，FALSE）

10. 
    

    
    将单元格I2的格式切换为“数字”。 右键单击该单元格，选择“单元格格式”，然后单击“数字”。另外，在“小数位数”框中输入“ 0”。点击“确定”。

11. 
    

    
    将公式复制到“优先级”，“紧急情况”和“剩余天数”列中，并将其扩展到每个列中其余的空框中。 首先单击“ E2”，同时按“ CTRL”和“ C”键，然后选择单元格E3至E10，并同时按“ CTRL”和“ V”键。进行同样的操作以将I2的公式扩展到I3到I10框中。最后，再次重复此过程以将A2公式扩展到单元格A3至A10中。不要注意未写入任何任务的行上的单元格返回的怪异值。

12. 
    

    
    按优先顺序对行进行排序。 选择单元格A1到K1，并将此选择范围扩大到包含任务的所有行。然后点击“数据”>“过滤器”。

13. 
    

    
    保存电子表格（包括日期），以查找文件的最后打开日期。

14. 
    

    
    完成执行的任务。 完成任务后，在“结束日期”列中输入它。请记住以下技巧：当同时按下“ CTRL” +“;”（Ctrl键和the;）键时，当前日期将自动显示在所选单元格中。

15. 
    

    
    观察您的优先级每天变化的顺序。 以下是未来几天的工作重点。在7月13日，所有要完成的任务都在所谓的“加速”期之前。在7月20日，当务之急（人数最少的任务）是四项任务，其中一项是割草（已达到截止日期）。在7月21日，割草的优先级更高（我们进入了“伸张”期），在7月23日，由于我们已经过了“伸张”期，这一优先级有了更大的提高。我们还看到，“支付费用”任务在7月23日至25日这一天有所增加。

忠告

• 阅读下面列出的文章，以了解有关如何管理时间和优先级的更多信息。
• 可以将此电子表格的副本下载到以下地址：
• = IF（WEEKDAY（TODAY（），2）> 5，TODAY（） - （WEEKDAY（TODAY（），2）-5）7 +，TODAY（） - （WEEKDAY（TODAY（），2）-5））
• 如有必要，请每天对您的待办事项列表进行排序。
• 将您的大任务分成几个较小的任务。
• 在“模板”选项卡中复制您的重复任务，以便您轻松找到并复制它们。
• 您可以自由更改分配给每个优先级的点。
• 不要将与家人和家庭有关的任务与与工作有关的任务混合在同一Excel工作簿中。
• 您可以自由地在此表中添加新列-谁为您分配了任务，任务被标记在哪个类别中，依此类推。
• 使用“自动筛选”工具选择截止期限（Urgency = 1）之后的任务或非常重要的任务（Importance =“ A”）。
• 始终使周期性任务保持最新状态的一种方法是在“最后期限”列下输入此任务（此示例基于星期五，此处以“ 5”表示）
• 在“截止日期”列中添加条件表格（使用“ SI”功能）以自动指示截止日期何时结束。
  
  
• 每周或每月，计算在选定期间内执行的任务数。这可能是您收到的有关工作的唯一积极反馈。
• 此公式采用当前日期（星期一= 1，星期二= 2，依此类推），并检查是否在当前星期的星期五已经过时。在这种情况下，该公式将7加到当前星期五，以作为结果返回下一个星期五的结果。如果星期五尚未被赶超，则该公式将简单地返回本周星期五的日期。
• 在此示例中，星期一= 1，星期二= 2，星期三= 3，星期四= 4，星期五= 5，星期六= 6，星期日= 7。
• 我们还可以更改此公式，以使其适用于例如星期二。我们在上面的列表中看到，星期二= 2，因此有必要将上面所有5给出的公式更改为2。

警告

• 定期保存此工作表。
• 分配给这些不同优先级的编号并不总是有序的。因此，用分配的数量“ 1”填充优先级不会增加与其他优先级关联的数量。某些优先级的关联数字可能会超过100，而所有可能的数字都不会分配给优先级。我建议您将重点放在1到12之间的数字上。
• 如果您在此电子表格中编写了很多任务，请不要担心。任务在列表中排在最后几个月是绝对不尴尬的。当截止日期临近时，他们将开始在列表中上升。
• 您管理时间的方式对您来说是独一无二的，因此此电子表格可能根本不适合您。您可能还认为每天必须打开此文件需要太多的工作或太麻烦。例如，这就是为什么该电子表格可能对您有用的原因，对于您的邻居来说，这似乎完全没有用，反之亦然。
• 您可以使用Google的在线电子表格软件的电子表格代替Excel。因此，您的文件将在您可以访问Internet的任何地方可用。