内容
在本文中：写一封投诉书请使用适当的语调和格式
许多人在生活中的某个时刻写了一封抱怨信。如果您对特定公司的产品或服务不满意，通常可以通过礼貌地强烈谴责这种情况的方式，为双方的共同利益解决这些问题。写一封投诉信既不困难也不令人痛苦。您所要做的就是清楚，有礼貌地提出事实，并提出解决方案。
阶段
第1部分写一封投诉信
- 致客户服务信。 当您要写投诉信时，直接联系相关公司的客户服务会更有效。客户服务用于处理客户投诉，您很可能会看到自己的请求得到了有效处理。
- 如果可能，请查找该部门经理的姓名。以礼节性声明作为开头 亲爱的先生 或 亲爱的女士然后是人名。如果找不到客户服务经理的姓名，只需填写礼貌表。
- 您可以在公司的网站，公司的小册子，使用的任何广告材料，或提供的产品的任何包装或标签上找到客户服务地址。
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直奔重点。 信件的第一行应清楚说明您为何写信，以及投诉的实质是什么。尽可能多地展示相关事实，包括提供服务（或进行购买）的日期，时间和地点，不要忘记所有相关的序列号或型号。- 信件的收件人必须能够在不到五秒钟的时间内识别出信件的目的。因此，请尽量避免以导论开头太长且不连贯。
- 您可以在下一段中提供更多详细信息或解释情况，但第一行应尽可能简洁地突出显示您的投诉。
- 您的第一句话可能是这样的：“我写信来投诉我是7月15日在您当地的巴黎XXX街当地人那里买到的吹风机。 “
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具体说明问题的结果。 如果要更换产品，退款，维修或其他形式的赔偿，请在第二段中明确说明。因此，您更有可能不会收到表格或其他回信，而给收件人一些需要处理的东西。- 尽量使自己的言论具有建设性，为解决您所面临的问题提供一种方法，从而保持与公司的关系。如果您要求退款或其他形式的赔偿，同时威胁要永远不要购买产品或使用该公司的服务，则可能看不到您的要求得到处理。
- 如果您希望公司解决更大的问题，请将其包含在您的信函中，但请记住，这将需要一些时间。
- 不要威胁要起诉您的第一封信。这可能是最后使用的解决方案，但请先发送您的投诉信，然后等待满意的答复。
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尝试附加凭证的副本。 它可以是收据，担保，担保人，已发送的支票副本，如有必要，可以附加照片或视频。所有文件均应包括在信函中。所有文件均应附在您的信中。- 确保发送您想要附加的作品的副本，而不是原始文件。这样，如果您必须向第三方提交证明文件，则不会丢失这些基本信息。
- 不要忘记指定您附加到信函的所有副本。这是一个示例：“请在附件中找到我的原始收据副本，以及保修副本和吹风机序列号信息。 “
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给点时间解决问题。 这将有助于留出适当的时间来解决问题。这将使您放心，并有助于在较短时间内解决问题。- 提供截止日期还可以防止您的信件丢失或遗忘的可能性，这可能会使您与公司的关系更加紧张。
- 确保此延迟是合理的。一个或两个星期的时间通常就足够了，即使这取决于您的要求。
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谨致信。 感谢您的收件人的帮助，并让他们知道何时希望与您联系以解决问题，以及如何解决。这简化了工作，并为您提供了更有效的结果。- 如果您知道收件人的姓名，则使用“真诚地”这样的表达式来正式关闭该字母，如果不是这样，则使用“请接受我的问候”。避免使用非正式的关闭公式，例如“我的真诚的问候”或“非常真诚的”。
第2部分使用适当的语气和格式
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要有礼貌. 也许您在生气，也许您是对的，但不礼貌只会使接受者处于防御状态。写一封恭敬的信，不惜一切代价避免做出威胁性，易怒或讽刺的话。请记住，链接您信件的人对您发生的一切并不直接负责，她会更乐于接受并且乐于帮助有礼貌和友好的客户，而不是生气的消费者。谁有指责的口气- 请记住，您要为其发送邮件的公司不希望您有意。大多数公司很高兴满足他们的客户。
- 如果您将接受者视为想要帮助您的人，而不是假设他有恶意，那么您会更加成功。
- 生气时避免写信。请保持冷静，或者如果您愿意，可以写下来，然后等待一两天再发送。您极有可能希望改写一些想法，使其显得不太激进。
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简明扼要。 客户服务代表每天可以收到数百封信，这就是为什么尽快到达重点很重要，这样他们一开始阅读就可以准确地知道期望什么。如果您的来信太长或太详细，读者将趋于从表面上看待查询的内容，而对所提出的问题或解决方案的了解并不清晰。- 避免不必要的细节或故意煽动性的言论。
- 使您的信条站成一页，或者说少于200个字。
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权威。 这种态度给您的信打上了正确的基调，并可能导致公司官员非常重视您的投诉。对于可能造成重大财务影响的严重投诉尤其如此。- 权威涉及许多方面，例如语言质量，对您的权利和社会义务的了解，以及您在信中所表现出的专业素养。
- 所有这些都给您带来了信誉，并可能对您回信的回复产生积极影响。
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用适当的格式写信。 如上所述，用来使您的信尽可能专业的布局决定了如何接收您的投诉。在页面的左上角指示您的姓名和地址以及日期，其次是收件人的名称或标题，并在信件正文上方的左侧显示公司地址。- 始终使用计算机键入您的简讯，以便于阅读和提供更清晰的内容。如果您必须用手写字母，请确保您的笔迹清晰可辨，且无擦除或墨迹。
- 在结束语下留一个空白，以手写您的签名。在本节中，您必须清楚地写下您的名字。
- 用相同大小的段落写出整齐且间隔良好的字母。
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检查拼写和语法。 拼写和语法可以决定投诉的结果。在打印邮件时，请确保对计算机进行拼写检查，或者在发送之前让别人阅读它。
第3部分回信
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等等。 请耐心等待，直到您在信函中提出的截止日期之前，不要尝试采取任何进一步的措施。如果在指定日期之前没有公司的任何答复，您可以通过致电或发送电子邮件来检查是否已收到您的来信。最好给公司带来疑问的好处。- 如果您尚未收到有关该信函的任何信息，或者解决方案不令人满意，则可以向主管投诉。
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根据层次结构进行投诉。 如果您不能通过客户服务经理解决问题，请尝试根据公司的层次结构找到下一位经理，并与他联系。每次从服务代表到总经理（当然是客户服务经理和副总裁）爬上梯子时，都应尝试将您的信件与以前的水平联系起来。因此，有关代表将对情况有更清晰的了解，这可能有助于以无争议的方式解决问题。- 最好在进入下一个级别之前先与客户部门联系。确实，该部门更习惯于处理此类投诉，发给总经理的任何邮件都可能会发送到公司的该分支机构。
- 在这种情况下，客户服务员工可能会自动对您有不好的印象，因为您已尝试解决这些问题。
- 请注意，如果您致总经理或公司管理员的信，您的信必须非常清楚，简明且写得很好，因为他将不了解该事件。
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咨询律师。 律师将知道如何进行起诉。请记住，审判应该是您的不得已的选择，在您的来信中提及它会定下负面的语气，并可能同时阻碍您要求的任何赔偿。如果您在审判中失败，那么这样的决定也会伤害您。
- 在开始写作之前，请花点时间思考一下您发生的事情。在仔细考虑了情况并明确定义了要退回的款项以及如何申请后，就可以开始写投诉信了。
- 您的信中不要包括其他人的证词。实际上，如果您认为这种情况可能会在法庭上结束，则最好不仅省略证人的任何陈述，还应省略其姓名。还请记住，诉讼可能会很昂贵。最好非正式地或至少通过仲裁达成协议。
- 确保在您的信件中包括您的姓名，地址，电子邮件和电话号码（如果可能的话，包括家庭，办公室和手机）。此外，找出谁可能会阅读该邮件，以便您可以获取有关投诉状态的信息。
- 如果您想投诉某个特定的人，则将您的来信仅限于该人，不要贬低整个公司。如果您要投诉公司政策，请不要侮辱收件人或规则。您只需要公开有问题的问题和您的请求即可。
- 请勿使用辱骂性用语。请记住，您想要的是补偿或解决问题的方法。此外，因侮辱性侮辱而感到不适也无济于事。如果您想采用更坚定的语言，请避免使用被动形式，而使用更直接和更具描述性的词。诸如 沮丧 和 悖 比 失望.
- 保留所有信件的副本，不要忘了寄信的日期。
- 一些网站允许访问者表达他们的投诉。与他们核对一下，看看其他客户是否和您在同一家公司时处于同一情况。
- 作最后阅读，并确保您的请求内容诚实，真实和可验证。
- 发送手写信件比通过电子邮件，传真或通过公司的博客或网站发送手写信件具有更好的效果。大多数公司都高度重视手写信件。
- 在信中援引任何形式的身体或语言威胁，例如破坏财产，损害他人健康或威胁个人安全，都是非法的。这些威胁可以被解释为骚扰，这是在法院进行法庭诉讼的充分理由，可以接受从罚款到监禁的各种制裁。为您着想，请忽略所有威胁。最好不要将它们写成书面形式，更不要说发送它们了！